Transformacja przez controlling, czyli jak przygotować się na niepewną przyszłość

W świecie dynamicznych zmian gospodarczych kluczową przewagą konkurencyjną staje się umiejętność szybkiego przetwarzania informacji i podejmowania decyzji. O tym, jak controlling może pomóc firmom lepiej radzić sobie z niepewnością, opowiada Paweł Musiał z firmy Controlling Systems.

Ostatnio mamy sporo różnych wystąpień dotyczących transformacji controllingu i finansów. Zwracam tu uwagę nie tylko na aspekt cyfryzacji, który jest istotny i na którym zarabiamy, ale również na transformację myślenia właśnie związanego z niepewnością. Więc taki temat jest dla nas interesujący – mówi Paweł Musiał, ekspert w zakresie controllingu i systemów wspierających zarządzanie finansami.

Transformacja controllingu to dziś znacznie więcej niż tylko wdrażanie nowych narzędzi technologicznych. To przede wszystkim zmiana sposobu myślenia o zarządzaniu firmą – odejście od patrzenia w przeszłość i skupienie się na przyszłości. Controlling w nowoczesnym wydaniu to nie raportowanie tego, co już się wydarzyło, ale przewidywanie tego, co może się wydarzyć – i odpowiednie przygotowanie się na różne scenariusze.

Informacja jako przewaga

W obecnych czasach dostęp do informacji jest niezwykle istotny. Od tego, jak szybko dotrą informacje do decydentów i jak szybko oni podejmą decyzje, zależy teraźniejszość i przyszłość firm – podkreśla Musiał.

W dobie niepewności, kryzysów i gwałtownych zmian rynkowych, czas reakcji ma kluczowe znaczenie. To właśnie controlling może zapewnić przedsiębiorstwom niezbędną przewagę informacyjną – poprzez integrację danych, bieżące prognozowanie oraz systemy wspierające decyzje zarządcze.

Lekcja z przeszłości

Ekspert przytacza przykład, który pokazuje, jak brak przygotowania na nieoczekiwane zdarzenia może kosztować firmę bardzo wiele. W 2019 roku prowadziłem warsztaty dla polskiej firmy produkcyjnej – opowiada Paweł Musiał. Około 20 menedżerów z różnych działów słuchało o nowoczesnym controllingu, który przede wszystkim patrzy do przodu (w odróżnieniu od księgowości, która opiera się na przeszłości). Po zakończeniu spotkania Pani Główna Księgowa, która pełniła funkcję Dyrektora Finansowego, stwierdziła, że to była bardzo ciekawa prezentacja, ale nie ma zastosowania w ich firmie. Ich biznes jest bardzo stabilny i przewidywalny – dodała.

Kilka miesięcy później pojawił się Covid-19, który wstrząsnął gospodarką i zmienił realia niemal wszystkich branż. Firma, o której wspomniałem, była powiązana z branżą sportową, a jak wiemy, niemalże wszystkie wydarzenia sportowe zostały wstrzymane. Gdy zadzwoniłem do właściciela, usłyszałem smutny głos – Panie Pawle, nie mogę rozmawiać, bo jesteśmy w wielkim kryzysie i ledwo się zbieramy.

Jak podkreśla Musiał, taka sytuacja mogła wyglądać zupełnie inaczej, gdyby firma wcześniej wprowadziła elementy controllingu prognostycznego. Co by było, gdyby firma przykładała odpowiednią wagę do przyszłości? Która by planowała w kilku scenariuszach, miała przygotowanych kilka wersji budżetu? Mogłaby szybciej zareagować. Od tego, jak szybko przedsiębiorstwa są w stanie przetworzyć informacje i podjąć decyzje, może zależeć ich przetrwanie.

Centrum Dowodzenia – czyli controlling w działaniu

Jak zatem przygotować się na niepewne czasy? Według Musiała, kluczowe jest poznanie własnej organizacji i budowa systemów pozwalających na elastyczne reagowanie.

Z controllingowego punktu widzenia warto znać dobrze firmę – jej koszty, przychody, wykorzystanie zasobów, zachowania klientów itp. i mieć przygotowane z odpowiednią szczegółowością scenariusze planistyczne i budżety – podkreśla ekspert.

To jednak dopiero początek. Samo planowanie nie wystarczy, jeśli nie jest powiązane z bieżącym monitorowaniem realizacji i reagowaniem na odchylenia. Gdy mamy takie informacje, koniecznie trzeba połączyć plany z danymi o wykonaniu i prognozami, a także przygotować kluczowe mierniki – zarówno te oceniające sytuację firmy, jak i tzw. sterujące, czyli przygotować system wczesnego ostrzegania. Nazywamy to Centrum Dowodzenia – zauważa.

Centrum Dowodzenia to połączenie danych, procesów i narzędzi analitycznych w jednym miejscu. Umożliwia zarządowi i menedżerom bieżące monitorowanie kondycji firmy, szybkie reagowanie na zmiany i podejmowanie decyzji opartych na faktach – a nie na przeczuciach.

Przyszłość controllingu: elastyczność i refleks

Dzisiejszy świat wymaga od przedsiębiorstw nie tylko efektywności, ale też zwinności – zdolności do natychmiastowej reakcji na zmiany. Controlling przyszłości staje się nie tyle funkcją finansową, ile strategicznym centrum analizy i decyzyjności.

Jak podkreśla Paweł Musiał, controlling to nie tylko liczby i raporty – to sposób myślenia o przyszłości organizacji. To narzędzie, które pomaga firmom przygotować się na to, co nieprzewidywalne, i przekształca dane w przewagę konkurencyjną. W dobie niepewności warto inwestować nie tylko w cyfryzację, ale również w zmianę podejścia – w kulturę organizacyjną, która wspiera refleks, otwartość i planowanie alternatywnych scenariuszy. Bo przyszłość nie zawsze da się przewidzieć, ale można się na nią przygotować – podsumowuje.