Paraliż HR? Automatyzacja to jedyny ratunek

Zakres odpowiedzialności HR w ostatnich latach drastycznie wzrósł. Dziś to już nie tylko rekrutacja, onboarding i administracja kadrowa, ale także dbanie o równowagę, polityka różnorodności, zarządzanie pracą hybrydową czy wdrażanie zasad użytkowania sztucznej inteligencji. Co więcej, działy personalne toną w biurokracji – według analiz firmy doradczej Deloitte nawet 60 proc. zadań HR nie jest związanych z dobrostanem pracowników. Efekt? Świetne inicjatywy i realne potrzeby pracowników spotykają się w jednym miejscu: w kolejce, która nigdy się nie kończy.

– Obserwujemy niebezpieczny paradoks: kadra zarządzająca oczekuje, że specjaliści z tego obszaru wyleczą organizację i zbudują zaangażowanie zespołów, nie zauważając jednak, że toną w pracy operacyjnej. W efekcie tak przeciążona jednostka staje się organizacyjnym „wąskim gardłem”. Trafiają tam świetne inicjatywy – pomysły menedżerów i zapytania pracowników – ale niewiele z nich jest realizowanych. Skutki tego paraliżu uderzają w codzienną pracę: procesy znacząco się wydłużają, a pracownicy powoli tracą wiarę w swoją podmiotowość w organizacji. To oznacza, że HR przestaje być funkcją wspierającą, a zaczyna realnie blokować tempo działania firmy – wyjaśnia Magda Pietkiewicz, ekspertka rynku pracy i twórczyni platformy Enpulse – nowoczesnego narzędzia HR wspierającego pracodawców w budowaniu zaangażowania pracowników.

Anatomia organizacyjnego chaosu – dysproporcja między zadaniami a zasobami

Skalę przeciążenia dobitnie obrazują twarde dane. Z raportu Society for Human Resource Management State of the Workplace 2025 wynika, że aż 62% specjalistów HR przyznaje, że ich zespoły funkcjonują na skraju wydolności. Dodatkowo 57% działów boryka się z fizycznymi brakami kadrowymi. To obciążenie pracą i jego wpływ na efektywność widzą już nawet pracownicy – skuteczność działów personalnych ocenia pozytywnie zaledwie 4 na 10 zatrudnionych.

– To nie kwestia braku kompetencji czy chęci, lecz czystej matematyki. Problemem nie jest nieskuteczny HR – problemem jest model organizacji, który przeciąża go do tego stopnia, że zaczyna blokować własne procesy. Przy tak wyraźnych brakach kadrowych i natłoku bieżących spraw, HR traci fizyczną zdolność do bycia skutecznym pomostem informacyjnym między zarządem a załogą. Nie da się skupić się na pracowniku, gdy żongluje się administracją, rekrutacjami i inicjatywami zarządu. Pamiętajmy, że HR to też pracownicy i ich motywacja również może spaść. Jak taka osoba ma wtedy budować well-being innych? – podkreśla ekspertka.

Zator komunikacyjny i równia pochyła zaangażowania

Kiedy HR jest zablokowany, cierpi na tym cała firma, ponieważ zamiera kluczowy obieg informacji. Opóźniają się oceny okresowe, brakuje czasu na rzetelny feedback, a komunikaty od zarządu docierają do zespołów z opóźnieniem lub w zniekształconej formie. Z danych raportu Enpulse Zaangażowanie 2025 wynika, że aż 40% pracowników ocenia przepływ informacji w firmie jako niewystarczający, a podobny odsetek deklaruje brak zaufania do decyzji kierownictwa. W rezultacie coraz mniej osób ma poczucie, że ich głos i dobrostan są realnie brane pod uwagę. To z kolei prowadzi do spadku zaangażowania.

– To moment wysokiego ryzyka biznesowego dla każdej firmy. Kiedy HR przestaje drożnie przekazywać feedback, zarząd zaczyna działać „na ślepo”. Decyzje zapadają w oparciu o przeczucia, a nie realne dane z wnętrza organizacji. W efekcie strategia zaczyna rozmijać się z rzeczywistością, a koszty tego rozjazdu są liczone w setkach tysięcy złotych – mówi Magda Pietkiewicz.

Zasada „maski tlenowej” także w biznesie

Jak wyjść z tego kryzysu i udrożnić firmowe procesy? Przede wszystkim dział personalny musi najpierw zadbać o własne narzędzia i zoptymalizować swoje procesy, by móc ponownie skutecznie wspierać pracowników. Według raportu Deloitte Global Human Capital Trends 2025 nawet ponad połowa czasu pracy działów HR jest wciąż poświęcana zadaniom administracyjnym, które w wielu przypadkach mogłyby zostać zautomatyzowane. Główną rekomendacją dla firm jest w tym kontekście kluczowe odciążenie HR-u poprzez inwestycję w technologie.

– Sztuczna inteligencja bardzo szybko wchodzi do działów HR – dostępne badania mówią o tym, że już większość organizacji wprowadziła do kadr sztuczną inteligencję. Problem jednak w tym, że nie każda z nich w pełni wykorzystuje możliwości, jakie daje AI czy automatyzacja. To niebezpieczne, jeśli teraz nie zadbamy o fundamenty, czyli automatyzację i narzędzia, które zdejmują z zespołów powtarzalną pracę, za chwilę będziemy nadrabiać zaległości pod presją czasu. A tak nie buduje się niczyjego zaangażowania – alarmuje ekspertka.

Podatek od braku uważności

– Gdy zdejmiemy z barków ekspertów od HR ciężar tabel i procedur, zyskają oni przestrzeń, by stać się dla zarządu realnym wsparciem w budowaniu efektywnej i zyskownej kultury zaangażowania. Bo pamiętajmy, że każdy niezaangażowany pracownik to „dziura” w budżecie rzędu 35 tysięcy złotych rocznie. Przy skali kilkunastu osób mówimy już o naprawdę dużych kwotach, które wyciekają z firmy tylko dlatego, że nikt nie miał czasu wysłuchać zespołu. To w praktyce podatek od braku uważności – koszt, który firmy płacą nie w fakturach, ale w utraconym zaangażowaniu i wynikach. Im dłużej procesy rekrutacyjne stoją w miejscu, a kluczowy feedback od pracowników nie dociera do decydentów, tym większe straty. Problem wąskiego gardła w HR nie jest więc wyzwaniem operacyjnym – to błąd w sztuce zarządzania, za który płaci się realną marżą – dodaje Magda Pietkiewicz.