Cyberbezpieczeństwo w firmie: zagrożenia, które zaczynają się od skrzynki e-mail
W dobie powszechnej cyfryzacji i pracy zdalnej, ochrona skrzynki pocztowej przestaje być wyłącznie domeną specjalistów IT – staje się jednym z kluczowych obowiązków każdej firmy. Choć temat wydaje się trywialny, jego konsekwencje mogą być poważne – nie tylko dla pojedynczych pracowników, ale i dla całej organizacji. Przejęcie firmowej skrzynki pocztowej to dziś często punkt wyjścia do szeroko zakrojonych ataków, kradzieży danych, a nawet całkowitego paraliżu działalności operacyjnej.
W ostatnich tygodniach wiele firm, także w Polsce, zmierzyło się z problemem niedostarczania wiadomości e-mail – w tym zaproszeń na spotkania online – do swoich kontrahentów. Część przypadków, choć pozornie niewinna, była symptomem poważniejszego zagrożenia: przejęcia skrzynki pocztowej przez cyberprzestępców i dalszego wykorzystywania jej do ataków phishingowych.
– „Nie dostawaliśmy maili od jednego z kontrahentów – zaproszenia na spotkania online
czy standardowa korespondencja po prostu nie docierały. Z czasem okazało się, że problemem był nie błąd systemowy, ale atak hakerski” – relacjonuje Marek Nadstawny, ekspert Kompanii Informatycznej.
Jak działa mechanizm ataku?
Najczęściej atak rozpoczyna się od niepozornego e-maila zawierającego link prowadzący do fałszywej strony logowania. Użytkownik, nieświadomy zagrożenia, wpisuje login i hasło, które trafiają bezpośrednio do rąk cyberprzestępców. W efekcie uzyskują oni dostęp do skrzynki – mogą odczytywać wiadomości, odpowiadać na nie, a co gorsza
– kontynuować łańcuch phishingowy, wysyłając z pozyskanej skrzynki kolejne fałszywe wiadomości do innych osób z listy kontaktów. Problem pogłębia fakt, że tego typu maile
są trudne do wykrycia – wyglądają jak wiadomości od zaufanego nadawcy. Zgadzają się dane kontaktowe, imię i nazwisko, firma, adres e-mail, a nawet stopka. – „Odbiorca nie ma powodu, by podejrzewać oszustwo. W efekcie również klika i wpada w pułapkę.
To mechanizm kuli śnieżnej” – ostrzega ekspert ds. bezpieczeństwa IT.
Nie zawsze jednak mamy do czynienia z realnym przejęciem konta. Czasami dochodzi do
tzw. spoofingu – podszywania się pod nadawcę, bez fizycznego dostępu do jego skrzynki. Takie maile również mogą zawierać złośliwe linki, jednak ich źródłem jest zupełnie inny serwer niż prawdziwy nadawca. W tym przypadku jedyną formą obrony pozostaje filtr antyspamowy lub weryfikacja po stronie odbiorcy.
Czy da się temu zapobiec? Tak, ale trzeba działać proaktywnie
Jak zaznaczają specjaliści, kluczem do ograniczenia ryzyka ataku jest korzystanie
z profesjonalnych, biznesowych rozwiązań pocztowych, takich jak Microsoft 365 czy Google Workspace. Oba systemy oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa,
w tym wykrywanie anomalii w zachowaniu użytkowników (np. nietypowe godziny logowania, zmiany w lokalizacji, nagły wzrost liczby wysyłanych wiadomości).
Przykładem może być usługa Microsoft Identity Protection, która – dzięki uczeniu maszynowemu – monitoruje wzorce użytkowania i w czasie rzeczywistym wykrywa podejrzane aktywności. W razie zagrożenia konto może zostać automatycznie zablokowane, a użytkownik natychmiast informowany o konieczności reakcji – wyjaśnia Marek Nadstawny.
Co zrobić, jeśli już doszło do ataku?
W pierwszej kolejności należy:
- Skontaktować się z administratorem systemu, który zresetuje hasło i zbada zakres naruszenia.
- Powiadomić Inspektora Ochrony Danych (IOD) – osoba ta jest odpowiedzialna za dalsze procedury, w tym ewentualne zgłoszenie incydentu do UODO lub prokuratury.
- Poinformować kontrahentów, przeprosić i ostrzec przed klikaniem podejrzanych linków.
„Jeżeli ktoś przejął nasze konto, trzeba działać natychmiast: zmiana hasła, MFA (uwierzytelnianie wieloskładnikowe), analiza logów systemowych. Dobrze też mieć przygotowany wcześniej plan awaryjny – np. alternatywny kanał komunikacji z kluczowymi klientami” – dodaje ekspert.
Hasło, czyli pierwsza linia obrony
Jakie powinno być bezpieczne hasło? Długie (minimum 14 znaków), losowe i unikalne dla każdej usługi. Idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z menadżera haseł, który automatycznie generuje i przechowuje bezpieczne loginy. Dobre menadżery oferują również MFA, a często dają możliwość użycia klucza sprzętowego – fizycznego urządzenia przypominającego pendrive, które stanowi dodatkowy element uwierzytelniania – radzi Marek Nadstawny
Co jeśli nasze urządzenie już zostało zainfekowane?
Nawet jeśli haker przejął kontrolę nad komputerem, dobre praktyki zabezpieczają najwrażliwsze dane. – „Jeżeli nasz menadżer haseł ma aktywne MFA, a klucz sprzętowy nie został fizycznie użyty, to cyberprzestępca nie dostanie się do haseł, mimo że zainstalował np. keylogger” – tłumaczy ekspert.
Bezpieczeństwo firmowej poczty elektronicznej to dziś jedno z najważniejszych wyzwań organizacyjnych. Brak świadomości zagrożeń, przestarzałe rozwiązania techniczne i słaba higiena cyfrowa użytkowników to połączenie, które może doprowadzić do poważnych strat.
Warto inwestować w:
- biznesowe rozwiązania pocztowe (np. Microsoft 365, Google Workspace),
- silne, unikalne hasła i menadżery haseł,
- uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA),
- szkolenia z zakresu cyberhigieny dla pracowników.
Bo jak pokazują najnowsze incydenty – najczęściej nie zawodzi technologia, tylko człowiek
